การจัด Grand Opening ไม่ใช่แค่เตรียมเวที ตัดริบบิ้น แล้วเชิญแขกมาร่วมงาน แต่เป็น “วันแรก” ที่บริษัท โรงงาน สาขา หรือสินค้าใหม่จะถูกนำเสนอต่อสายตาลูกค้า คู่ค้า ผู้บริหาร และแขกสำคัญ
สำหรับใครที่กำลังมองหา รับจัดงาน Grand Opening, รับจัดงานเปิดตัวบริษัท, รับจัดงานเปิดตัวสินค้า, รับจัดงานเปิดโรงงาน หรือออร์แกไนเซอร์ Grand Opening วันนี้ SES Party Organizer ขอแชร์ Checklist สำคัญที่ควรเตรียมก่อนวันงานค่ะ
นี่คือคำถามแรกที่ควรตอบให้ได้ก่อนเริ่มออกแบบงาน
เพราะ Grand Opening แต่ละงานมีเป้าหมายไม่เหมือนกัน เช่น
เมื่อรู้ Objective ชัดเจน การเลือก Concept, รูปแบบพิธี และงบประมาณจะง่ายขึ้นมาก
จำนวนแขกไม่ได้มีผลแค่เรื่องอาหารค่ะ แต่มีผลตั้งแต่ขนาดสถานที่ จำนวนที่นั่ง จุดลงทะเบียน ไปจนถึงรูปแบบพิธีการ
โดยเฉพาะงานที่มีประธานบริษัท ผู้บริหารระดับสูง คู่ค้ารายใหญ่ หรือแขก VIP ต้องวางลำดับการต้อนรับและพิธีการให้ละเอียด
ใครมาถึงก่อน? ใครเป็นประธาน? ใครขึ้นเวที? ใครกล่าว Speech? ใครตัดริบบิ้น? และใครต้องยืนตำแหน่งไหนตอนถ่ายภาพ?
รายละเอียดเล็ก ๆ เหล่านี้คือสิ่งที่ ออร์แกไนเซอร์ Grand Opening ต้องเตรียมไว้ก่อนวันจริง
Grand Opening ที่ดีไม่ควรมีแค่ Backdrop สวย ๆ แต่ทุกองค์ประกอบควรเล่าเรื่องเดียวกัน
ตั้งแต่ Entrance, Registration, Photo Backdrop, Main Stage, LED Content, ดอกไม้ ไปจนถึง Opening Ceremony ควรอยู่ภายใต้ Brand Identity เดียวกัน
ยิ่งถ้าเป็น รับจัดงานเปิดตัวสินค้า เราจะให้ความสำคัญกับตัว Product มากขึ้น เพราะพระเอกของงานไม่ใช่ Decoration แต่คือ “สินค้า” ที่ลูกค้าต้องการเปิดตัวค่ะ
หนึ่งในหัวใจสำคัญของ Grand Opening คือ
“ช่วงไหนคือวินาทีที่ถือว่าเปิดอย่างเป็นทางการ?”
อาจเป็นพิธีตัดริบบิ้น กดปุ่มเปิดงาน เปิดม่าน Countdown เปิดตัวสินค้า หรือใช้ Special Effect ประกอบ
Moment นี้ควรถูกออกแบบตั้งแต่ต้น เพราะมีผลต่อทั้งตำแหน่งผู้บริหาร การจัดแสง มุมกล้อง Cue ของพิธีกร เพลง และ Effect
โดยเฉพาะงานสำคัญ เราแนะนำให้มีการ ซ้อมคิวก่อนงานจริง เพื่อให้ทุกฝ่ายรู้หน้าที่และลดความผิดพลาด
สำหรับ รับจัดงานเปิดโรงงาน สิ่งที่ต้องวางแผนเพิ่มคือเส้นทางการเดินของแขก
หลังพิธีเปิดแล้ว แขกต้องไปที่ไหนต่อ?
มี Factory Tour หรือไม่? ต้องแบ่งกลุ่มหรือไม่? จุดไหนสามารถถ่ายภาพได้? พื้นที่ไหนห้ามเข้า? ต้องใช้อุปกรณ์ Safety หรือไม่?
รวมถึงรถรับส่ง จุดจอดรถ จุดต้อนรับ และป้าย Direction ต่าง ๆ
เพราะประสบการณ์ของแขกเริ่มตั้งแต่ “เดินทางมาถึง” ไม่ใช่เริ่มตอนพิธีกรขึ้นเวทีค่ะ
Run Down ที่ดีไม่ควรมีเพียง
09.00 น. ลงทะเบียน
10.00 น. เปิดงาน
10.30 น. ถ่ายภาพ
แต่ทีม Organizer ต้องรู้รายละเอียดลึกลงไปอีกว่า
เพลงไหนขึ้นเมื่อไหร่ / LED เล่นอะไร / ไฟเปลี่ยนตอนไหน / พิธีกรพูดจบประโยคไหนแล้ว Effect ทำงาน / ผู้บริหารขึ้นทางไหน / ยืนตำแหน่งใด
ยิ่งงานมีพิธีการสำคัญมากเท่าไร Cue Sheet ยิ่งสำคัญค่ะ
งาน Outdoor ต้องคิดเรื่องฝน
งานเปิดโรงงานต้องคิดเรื่องระบบไฟและข้อจำกัดพื้นที่
งานที่มี Presentation ต้องเตรียมไฟล์สำรอง
งานที่มี VIP ต้องเตรียมแผนหากกำหนดการเปลี่ยน
เพราะ Event ที่ดูราบรื่นที่สุด ไม่ได้แปลว่าไม่มีปัญหาเกิดขึ้น แต่ส่วนใหญ่เกิดจาก ทีมงานเตรียมวิธีรับมือเอาไว้แล้ว
SES Party Organizer ให้บริการ รับจัดงาน Grand Opening, รับจัดงานเปิดตัวบริษัท, รับจัดงานเปิดตัวสินค้า, รับจัดงานเปิดโรงงาน, รับจัดพิธีเปิด, รับจัดงานเปิดโชว์รูม และรับจัดงานเปิดสาขา แบบครบวงจร
ตั้งแต่ Concept & Creative, ออกแบบ Backdrop และเวที, LED, Light & Sound, Opening Ceremony, Ribbon Cutting, Special Effect, พิธีกร ไปจนถึงทีมบริหารและควบคุมงานในวันจริง
เพราะสำหรับเรา Grand Opening ไม่ได้จบแค่คำว่า “งานสวย”
แต่ต้องตอบให้ได้ว่า แขกได้รับประสบการณ์อะไร แบรนด์ต้องการสื่อสารอะไร และหลังจบงานคนจดจำอะไรเกี่ยวกับองค์กรของคุณ
นี่คือความแตกต่างระหว่าง “การจัดงานเปิด” กับ การสร้าง Grand Opening ที่มีความหมายต่อแบรนด์
