กำลังจะจัด Grand Opening แต่ยังตัดสินใจไม่ได้ว่า ควรจัดที่บริษัท โรงแรม Event Space หรือห้างสรรพสินค้า?
จริง ๆ แล้วไม่มีคำตอบว่าสถานที่แบบไหน “ดีที่สุด” สำหรับทุกงานค่ะ
เพราะสถานที่ที่เหมาะสมที่สุด ต้องดูพร้อมกันทั้ง วัตถุประสงค์ของงาน จำนวนแขก รูปแบบพิธี Production ที่ต้องใช้ กลุ่มแขกที่เชิญมา และ Budget ที่มี
จากประสบการณ์ของทีม SES Party Organizer ที่ให้บริการ รับจัดงานแกรนด์โอเพนนิ่ง รับจัดงาน Grand Opening รับจัดงานเปิดตัวบริษัท รับจัดงานเปิดตัวสินค้า รับจัดงานเปิดโรงงาน และรับจัดงานเปิดสาขา เราพบว่าสถานที่เป็นหนึ่งในตัวแปรสำคัญที่มีผลต่อ Budget และรูปแบบงานมากกว่าที่หลายคนคิด
วันนี้จึงอยากพามาดูกันค่ะว่า
บริษัท / โรงแรม / Event Space / ห้างสรรพสินค้า
แต่ละแบบเหมาะกับงานประเภทไหน มีข้อดีอะไร และก่อนเลือกสถานที่ควรดูอะไรบ้าง
หลายบริษัทมีคำถามว่า
“เรามีพื้นที่บริษัทอยู่แล้ว จำเป็นต้องไปเช่าสถานที่จัด Grand Opening ไหม?”
คำตอบคือ ไม่จำเป็นเสมอไปค่ะ
ถ้าบริษัทมีพื้นที่เหมาะสม เราสามารถออกแบบและเนรมิตพื้นที่ธรรมดาให้กลายเป็น Event Space สำหรับ Grand Opening ได้เลย
ไม่ว่าจะเป็น
สามารถนำมาออกแบบใหม่ด้วย
เพื่อเปลี่ยนบรรยากาศของสถานที่เดิมให้กลายเป็นงานเปิดตัวที่ดู Professional ได้
ข้อดีสำคัญคือ “ประหยัดค่า Venue”
แทนที่จะต้องจ่ายค่าเช่าสถานที่ Budget ส่วนนี้สามารถนำไปเพิ่มกับ Production หรือองค์ประกอบอื่นที่แขกมองเห็นได้มากกว่า
เช่น จากเดิมมีงบสำหรับค่าโรงแรม 100,000 บาท หากพื้นที่บริษัทสามารถจัดงานได้ เราอาจนำ Budget ก้อนนี้ไปเพิ่ม
Backdrop + Stage + Lighting + Decoration + Catering + Opening Ceremony
ทำให้งานมี Impact เพิ่มขึ้นได้
คำว่า “มีพื้นที่” กับ “พื้นที่พร้อมจัด Event” ไม่เหมือนกันนะคะ
ก่อนตัดสินใจ ทีม Organizer ควรเข้า Site Survey เพื่อตรวจสอบอย่างน้อยเรื่อง
เพราะบางครั้งการใช้พื้นที่ฟรี แต่ต้องเพิ่มเต็นท์ เครื่องปรับอากาศ ห้องน้ำชั่วคราว Generator หรือโครงสร้างจำนวนมาก
สุดท้าย Budget อาจไม่ได้ถูกกว่าการเช่า Venue อย่างที่คิด
ดังนั้นต้อง คำนวณต้นทุนรวม ก่อนตัดสินใจค่ะ
โรงแรมเป็นอีกหนึ่งตัวเลือกยอดนิยมสำหรับ
ข้อดีของโรงแรมคือมี Infrastructure หลายอย่างพร้อมอยู่แล้ว
เช่น
จึงช่วยลดสิ่งที่ Organizer ต้องสร้างขึ้นใหม่
หลายบริษัทเริ่มต้นเลือกโรงแรมจากระดับดาว
แต่สำหรับ Organizer สิ่งที่เราจะดูมากกว่านั้นคือ
“ห้องจัดงานเหมาะกับ Format ของงานหรือไม่?”
บางโรงแรมหรูมาก แต่ Ceiling อาจต่ำ
บางห้องมีเสากลางจำนวนมาก ทำให้แขกมองเวทีไม่เห็น
บางห้องมี LED หรือระบบ AV อยู่แล้ว
บางโรงแรมอนุญาตให้ Supplier ภายนอกเข้าได้ง่าย ขณะที่บางแห่งมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
ดังนั้นก่อนเลือกโรงแรม ควรดู
ทั้งหมดนี้มีผลต่อ Budget จริงของงานค่ะ
อีกหนึ่งทางเลือกที่ได้รับความนิยมมากขึ้นคือ Event Space
ข้อดีคือหลายแห่งถูกออกแบบมาเพื่อรองรับงาน Event โดยเฉพาะ
จึงมีความ Flexible ในเรื่องของ
หากเป็น Product Launch ที่ต้องการสร้าง Experience ให้แขก Event Space อาจเป็นตัวเลือกที่น่าสนใจมาก
เพราะ Organizer สามารถออกแบบพื้นที่ได้ค่อนข้างอิสระ
จุดนี้สำคัญมากค่ะ
Event Space บางแห่งขายเป็น พื้นที่เปล่า
ราคาค่าเช่าที่เห็นตอนแรกอาจดูไม่สูง แต่เมื่อเริ่มจัดงานจริง อาจต้องเพิ่ม
ดังนั้นอย่าเปรียบเทียบเพียง
“ค่าเช่าโรงแรม 150,000 บาท กับ Event Space 80,000 บาท”
แล้วสรุปทันทีว่า Event Space ถูกกว่า
ต้องเปรียบเทียบแบบ Total Event Cost
เพราะโรงแรม 150,000 บาทอาจรวมอาหาร โต๊ะ เก้าอี้ และ Service บางส่วนแล้ว
ขณะที่ Event Space 80,000 บาท อาจเป็นเพียงค่าเช่าพื้นที่
เมื่อบวกทุกอย่างแล้ว ผลลัพธ์อาจกลับกันก็ได้
สำหรับงาน เปิดตัวสินค้าใหม่ หรือ Grand Opening ที่ต้องการสร้าง Public Awareness ห้างสรรพสินค้าเป็นอีกตัวเลือกที่น่าสนใจ
โดยเฉพาะแบรนด์ที่ต้องการ
การเลือกพื้นที่ Atrium หรือ Event Area ในห้าง สามารถทำให้งานไม่ได้มีเพียง “แขกที่เราเชิญ”
แต่ยังมี Traffic ของห้างเข้ามาเห็น Brand อีกด้วย
ดังนั้น หาก Objective คือ
“อยากให้คนเห็นการเปิดตัวครั้งนี้เยอะที่สุด”
การลงทุนกับ Location ที่มี Traffic สูงอาจมีมูลค่ามากกว่าการจัดงานแบบปิด
แต่จัด Grand Opening ในห้าง ต้องเตรียม Production ให้ละเอียด
ห้างสรรพสินค้ามักมีกฎด้าน Production ค่อนข้างชัด
เช่น
ดังนั้น หากเลือกจัดในห้าง ทีม Organizer Grand Opening ต้องประสานงานกับสถานที่ตั้งแต่ช่วงออกแบบ
ไม่ใช่ออกแบบเสร็จแล้วค่อยถามว่า
“แบบนี้ทำได้ไหม?”
เพราะอาจต้องแก้งาน Production ใหม่ทั้งหมด
คำตอบคือ ต้องกลับไปดู Objective
ถ้ามีพื้นที่บริษัทพร้อม และต้องการควบคุม Budget
จัดที่บริษัท
สามารถประหยัดค่า Venue และนำ Budget ไปเพิ่มกับ Decoration, Production หรือ Catering ได้
ถ้าต้องการความสะดวก รองรับแขก VIP และมี Catering พร้อม
โรงแรม
อาจตอบโจทย์มากกว่า โดยเฉพาะงาน Corporate หรือ Product Launch แบบ Invitation Only
ถ้าต้องการ Creative Production และออกแบบพื้นที่ได้อิสระ
Event Space
เหมาะกับงานที่ต้องการสร้าง Brand Experience หรือ Product Experience
ถ้าต้องการ Visibility และคนเห็นจำนวนมาก
ห้างสรรพสินค้า
เหมาะกับ Consumer Brand, Product Launch หรือ Grand Opening ที่ต้องการสร้าง Awareness ในวงกว้าง
ดังนั้นคำว่า “คุ้มที่สุด” ไม่ได้แปลว่า “ค่าเช่าถูกที่สุด”
แต่หมายถึง
“สถานที่นั้นตอบเป้าหมายของงานได้มากที่สุด เมื่อเทียบกับ Budget ที่ใช้”
ก่อนเซ็นสัญญาหรือจ่าย Deposit ลองตอบ 5 คำถามนี้ก่อนค่ะ
VIP, Partner, Dealer, Media หรือ Consumer?
Stage, LED, Light & Sound, Show, Decoration หรือ Special Effect?
เมื่อมีข้อมูลเหล่านี้แล้ว การเลือก Venue จะง่ายขึ้นมาก
นี่เป็นอีกหนึ่งเรื่องที่อยากฝากไว้สำหรับบริษัทที่กำลังจะจัดงานค่ะ
ถ้ายังไม่แน่ใจเรื่อง Production หรือรูปแบบงาน ลองให้ Organizer ช่วยดูสถานที่ก่อนจ่าย Deposit
เพราะบางครั้งสถานที่สวยและราคาดีมาก
แต่เมื่อทีม Production เข้าไปดูจริง อาจพบว่า
การให้ทีม รับจัดงานแกรนด์โอเพนนิ่ง เข้าไปช่วยประเมินตั้งแต่ต้น อาจช่วยประหยัดทั้งงบประมาณและปัญหาที่ต้องตามแก้ภายหลัง
สำหรับลูกค้าที่กำลังมองหา รับจัดงานแกรนด์โอเพนนิ่ง รับจัดงาน Grand Opening รับจัดงาน Opening รับจัดงานเปิดตัวสินค้า รับจัดงานเปิดตัวบริษัท รับจัดงานเปิดโรงงาน รับจัดงานเปิดสำนักงาน รับจัดงานเปิดสาขา หรือ Organizer Grand Opening
ทีม SES Party Organizer สามารถช่วยดูแลตั้งแต่
รับ Brief → วาง Concept → ประเมิน Budget → หาและประเมิน Venue → Site Survey → Event Design → Decoration → Stage → LED → Light & Sound → Catering → Opening Ceremony → Entertainment → Run of Show → Production → ทีมงาน → ควบคุมวันจริง
เราไม่ได้มองว่าสถานที่ที่แพงที่สุดคือสถานที่ที่ดีที่สุด
เพราะบางครั้ง พื้นที่ของบริษัทลูกค้าเอง เมื่อผ่านการออกแบบที่ดี ก็สามารถเนรมิตให้กลายเป็น Event Space ที่สวยและน่าประทับใจได้
ในขณะที่บางงาน การลงทุนกับโรงแรม Event Space หรือห้างสรรพสินค้า อาจตอบ Objective ทางธุรกิจได้มากกว่า
สิ่งสำคัญจึงไม่ใช่แค่
“จัดที่ไหนดี?”
แต่คือ
“จัดที่ไหนแล้ว Budget ที่มี สามารถสร้าง Impact ให้กับงานได้ดีที่สุด?”
และนี่คือหนึ่งในหน้าที่ของ Organizer งาน Grand Opening ที่ควรช่วยลูกค้าคิดตั้งแต่ก่อนเริ่มออกแบบงาน
SES Party Organizer
รับจัดงานแกรนด์โอเพนนิ่ง | รับจัดงาน Grand Opening | รับจัดงาน Opening | รับจัดงานเปิดตัวสินค้า | รับจัดงานเปิดตัวบริษัท | รับจัดงานเปิดโรงงาน | รับจัดงานเปิดสำนักงาน | รับจัดงานเปิดสาขา | Organizer Grand Opening | รับจัดอีเวนต์ครบวงจร
